中职学校学生档案管理工作存在的问题及对策
甘肃省临夏州职业技术学校 马新俊
摘 要：为了更好地完善学校档案管理充分挖掘档案的利用价值，本文提出了解决这些问题的对策：规范和完善学校档案管理制度；提高档案管理人员的素质；做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平；采用信息化管理手段；加大学习宣传力度，强化师生档案意识；建立归档材料收集制度。
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关键词： 中职学校 学生档案管理工作 问题 对策
中职学校学生档案是学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，是学生家庭社会关系、经济状况的主要原始材料，也是中职学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据，更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历，学生档案是学校与社会联系的渠道纽带。因此，做好学生档案管理，为用人单位使用人才时提供重要参考，是做好组织人事工作不可缺少的依据。为人才的开发提供信息和数据，但目前中职学校的学生档案管理工作还存在很多问题，管理水平亟待提高，应引起我们的高度重视。
一、中职学校学生档案管理工作存在的问题
1.管理意识不强，档案利用率低。
档案管理工作对各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为单位带来巨大的社会效益和经济效益。但是许多单位长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使单位员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，因此档案利用率不高。
2.档案管理制度不健全。
档案管理不够规范，管理体制不完善。中职学校往往只重视教学和其他管理的档案工作，对于学校档案工作的重要性没有认识到位，没有将学校档案管理工作提到议事日程，在档案管理中有些学校根本没有配备专职人员，没有进行必要的检查监督和指导，没有将档案管理工作的好坏与业绩挂钩，没有进行有关的制度建设，档案管理工作缺乏领导重视，管理体制明显不完善。
3.档案信息开发不足，档案管理效率不高。
目前，许多中职学校中存在信息开发不足的问题。档案的管理互相封闭，无法相互借鉴和交流。21世纪是一个网络化、信息化的时代，这对档案管理工作提出了新的挑战。而现在计算机网络虽然被普遍应用，但档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下。
4.档案硬件投入及经费不足。
近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的单位较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋。
5.档案管理人员素质不高。
目前，中职学校档案管理员的素质普遍偏低，具体表现在：一是大多数档案管理员不是科班出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性；二是有些学校的档案工作是由办公室的干事兼任的，没有专门的档案管理人员，这些兼职人员一方面由于平时忙于办公室等事务性工作，没有多余的时间和精力坐下来学习档案专业知识。另一方面没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的优化管理。
二、加强中职学校学生档案管理工作的对策
1.规范和完善学校档案管理制度。
学校要进一步制定、完善档案管理的规章制度，并确定档案管理人员的职责范围，使档案管理人员树立起强烈的责任心，调动积极性。工作制度的建立要由学校分管的校长负责组织，通过相关制度的贯彻执行，以规范档案工作行为，使档案管理工作步入制度化、正规化的轨道。
2.提高档案管理人员的素质。
要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案工作管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。档案管理的质量，在很大程度上取决于档案工作人员。档案工作人员要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。
3.做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平。
档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的质量是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是档案工作者的责任。
4.采用信息化管理手段。
信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。
5.加大学习宣传力度，强化师生档案意识。
通过学习宣传，提高师生对学生档案工作的认识，积极关心支持学生档案工作。让大家认识到，学生档案是关系到中职学校全面推进素质教育、向社会输送合格人才和中职生毕业就业的大事。一份高质量的档案，对用人单位是具有强烈的诱惑力和吸引力的。每一位学生都应该重视档案材料的填写，做到如实填写、书写清楚、格式规范，档案制成材料符合要求。同时，在校期间努力争取创造优良的业绩，书写自己的历史。
总之，学生档案管理工作是学校工作的重要组成部分，我们需要不断地从思想上和行动上去追求、去创新，这是一项任重而道远的工作。只要我们对现在存在的问题有一个清醒的认识，并坚持不懈地去寻求改进途径，中职学校档案管理水平就必将有一个质的飞跃。
