浅议如何加强职业技术学院档案管理工作
◎ 姬 珑
摘要：随着高等教育改革的不断深化，作为记录职业技术学院历史沿革的档案文献，在职业技术学院发展中发挥着越来越重要的作用。职业技术学院档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各职业技术学院必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。新时期职业技术学院应当如何加强档案管理工作，这是一个值得我们认真思考和研究的问题。
关键词：新时期;职业技术学院;档案工作
1.职业技术学院档案管理工作的重要性
职业技术学院档案资料对于学校来说，如同一部电影，它详细真实地反映了这所学校从建校开始到延续发展的整个历史过程，它以纸质、电子等各种不同的文献形式真实而客观地记载着一所学校教学及管理过程中的每一个环节，包括教务管理、学籍管理、人事管理、科研管理、后勤管理等等。可以说一个学校的管理水平完全可以从档案工作上反映出来。反过来说，一个学校档案工作的水平，就是这个学校各项工作水平的缩影。职业技术学院档案资料是广大师生员工劳动智慧和经验的结晶，是认识和把握职业技术学院发展客观规律的重要依据，是一所职业技术学院最有价值的宝贵财富。
2.当前职业技术学院档案管理工作的现状
为了适应社会主义市场经济发展的需要，高等教育突破了高度集中统一的办学模式，向多元化和社会化的方向发展，出现了办学形式、办学层次、自身功能、内部管理形式的多元化，这些变化，极大的丰富了职业技术学院档案的内容，为职业技术学院档案工作提出了更高更新的要求。为了适应职业技术学院改革的需要，及时调整职业技术学院档案工作管理体制，势在必行。
3.如何做好新时期职业技术学院档案管理工作
3.1提高认识，转变观念，加强档案工作者的思想建设
由于职业技术学院档案工作是一项基础性的管理工作，同时又是一项繁琐的服务性工作，并且很难产生明显的、直接的经济效益，所以在学校工作的整个系统中，它一直是一项默默无闻、专为他人“铺路”、当配角演员的工作。档案工作者既是脑力劳动者，又是体力劳动者，他们要面对的是大量、繁琐的档案收集整理、鉴定、立卷、保管、统计、利用等工作。这就要求档案工作者要以事业为重，无私奉献，树立“俯首甘为孺子牛”的崇高思想，淡薄名利，乐为人梯，甘为无名英雄。志存高远、胸怀博大，重事业、轻名利的品格，应该成为档案工作者的一种美德。有了这种奉献的理念，才能有良好的心态，宽大的胸怀，才能使自己脚踏实地、兢兢业业地做好档案工作。事实上，档案工作者在为他人服务中也提升并实现了自己的人生价值。
3.2加强队伍建设，全面提高档案工作人员的综合素质
各级领导一定要从教育发展历史的角度，站在社会主义事业的高度，来认识档案和档案工作的重要性。高度重视和支持档案工作，切实加强对档案工作的领导。稳定档案工作机构，加强档案工作队伍建设。对档案部门的同志要从政治、思想、工作、生活上创造良好的环境。为适应信息时代档案工作的需求，对档案工作人员进行必要的教育培训，学习新知识、新技术，拓宽知识层面，优化知识结构，逐渐掌握计算机和其它有关方面的知识和技能。同时各院校应培养造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理人员，如既懂档案学又懂计算机的管理人员，只有这样才能适应新时期档案事业发展的需要，实现档案工作的现代化和信息化。
3.3增强服务意识，促进职业技术学院档案事业的发展
做好档案管理工作，其根本就是做好档案的服务工作，这是档案管理工作的出发点和落脚点。俗话说：“档案贵在活，而重在于用”。因为建立档案，这仅仅是手段，而不是目的。建立档案的真正目的就在于它的有用性，从而达到充分利用资源、提高办公效率。档案管理工作积极为职业技术学院发展服务，就是要通过管理档案，利用档案汇编各类有实用价值的资料，为学校领导决策、制定工作计划提供参考依据，为教职员工的教学、科研及管理提供信息资料。
3.4协调各部门关系，逐步建立档案工作新秩序
档案来源于学校各职能部门的职能活动，从文件产生到归档要经历一段时间，经过许多环节，如档案的收集、整理、鉴定、立卷、保管、统计等工作环节，每个环节都会影响文件材料的质量，影响文件材料的齐全性、完整性和准确性。所以档案工作人员必须与各职能部门及时沟通，要求各基层领导具体指导本部门档案管理人员做好档案的收集、整理、归档工作，并定期移交档案室（馆），实行集中统一管理。确保归档文件的齐全完整。在认真做好档案管理工作的同时要协调好各种关系。
3.5强化档案管理手段，实现职业技术学院档案管
职业技术学院档案资源要实现信息化管理，将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置，实现档案资源的有效利用和社会共享。这就要求必须使用计算机，大规模地实现计算机管理，而网络化是计算机管理档案信息的必由之路。我们要充分利用现代信息技术，加快由纸质档案管理到电子档案管理的过渡。应用现代化办公设备，为档案利用者提供远程信息服务。宽带互联网的开通，使我们在吸纳信息的时空上产生了重大变革，表现出强大的优势。联网出现的文档一体化，为拓宽利用渠道提供了广阔的空间。档案部门可将电子文件加工、整理，转化为电子档案，使利用者可以在不同的区间、不同的时间享受到优质、便捷的信息服务。
（作者单位：甘肃省临夏州职业技术学校）
